Cómo escribir un email en inglés

En Practicar inglés 2

Vamos a abordar el tema de cómo escribir correos electrónicos en inglés: un correo o email informal, un correo o email semi-formal y, por supuesto, un correo formal en inglés para solicitar un trabajo.

Aprenderemos frases muy útiles para usar en cada caso, así como las maneras formales de saludar y despedir, y un par de ejemplos para practicar.

Escribir un email informal en inglés

¿A quién y por qué escribimos un email informal?

Un email informal es el que se escribe a alguien al que se conoce bien (amigos, familia…) en un estilo personal y coloquial.

1. Tipos de emails informales

Solemos escribir emails informales para…

ponerse al día sobre lo que nos ha ocurrido.
pedir o dar consejo sobre problemas personales.
hacer, aceptar o rechazar una invitación.
pedir o dar información.

2. Estructura de los emails informales

Un email informal consta de las siguientes partes:

Saludo: Dear…, / Hi…, / Hello…,
Introducción: se suele preguntar por la salud del destinatario y se menciona el motivo por el que se escribe.
Cuerpo: se desarrollan los diferentes temas en detalle. Cada tema debe aparecer en un párrafo distinto.
Conclusión: normalmente se cierra el email con una frase que resume lo que te gustaría que pasase en el futuro.
Despedida: Love / Lots of love / Give my regards to… / Take care / Cheers / See you soon / Speak soon.

3. Frases útiles para introducir y concluir un email informal

INTRODUCCIÓN /SALUTATION

How are you? How are you doing?

Sorry I haven’t written for ages.

I haven’t heard from you for ages.

Thanks very much for your email.

Congratulations on your…

I’m writing to let you know that…

I’m writing because…

CONCLUSIÓN / VALEDICTION / CLOSE / SIGN OFF

That’s all for now.

Well, I must/’d better go now.

Write soon.

Let me know how you’re doing.

I can’t wait to hear from you.

Write and let me know…

Please, write back soon.

4. Registro informal

El estilo informal se caracteriza por:

expresiones y vocabulario coloquiales: Thanks a million. / Drop me a line.
uso frecuente de contracciones: I’m afraid I can’t go shopping with you as I’m a bit busy.
conectores sencillos como los resaltados en negrita en el ejemplo: l but, so, because, and… We can have lunch together and then go for a walk. I’d like to see you but I have to work late.
oraciones cortas: Thanks a lot for the invitation. I’d love to come.
tono personal (uso de la primera persona): I’ve got some great news. I’ve found a job.

¿Pero qué pasa si no conozco la persona lo suficiente para escribirle un email informal?

That’s easy! Escribiremos un email semi-formal. Vamos a ver cuáles son las diferencias entre un email informal y un email semi-formal.

Escribir un email semi-informal en inglés

¿A quién y por qué escribimos un email semi-informal?

Escribimos un email semi-formal a alguien a quien no conocemos muy bien o cuando la situación requiere ser educado y respetuoso (a un/a profesor/a, a los padres de un amigo/a, etc.).

1. Tipos de email semi-informal

Los tipos de email semi-formal más frecuentes son

invitaciones
agradecimientos
disculpas
intercambio de información

2. Estructura de un email semi-informal

La estructura es similar a la de los emails informales con algunas diferencias:

Saludo semiformal: Dear Ms Lawrence (mujer), Dear Mr Green (hombre); Dear Dave.
Despedida semiformal: Best regards, Regards, Yours, Best wishes, Kind regards.

3. Frases útiles para introducir y concluir un email semi-formal

INTRODUCCIÓN /SALUTATION

Thank you very much for your email.

I am writing to tell you.

I am sorry that I will be unable to attend.

Could you tell me where I can…?

I would like to know…

CONCLUSIÓN / VALEDICTION / CLOSE / SIGN OFF

I look forward to seeing you.

I hope you find this information useful.

I would love to hear from you.

4. Registro de email semi-informal

El registro semi-formal tiene las siguientes características:

lenguaje menos coloquial: Thank you very much, I will be unable, for a long time. Compáralo con lenguaje más coloquial: thanks a lot, I can’t, for ages…
ausencia de contracciones: I am writing to…, I would love to…, It is very kind…
tono educado: I was wondering if…, perhaps you could tell me…

Escribir un email formal en inglés

¿A quién y por qué escribimos un email formal?

Un email formal suele estar relacionado con temas laborales, una carta de presentación para solicitar un empleo, una presentación comercial…

1. Tipos de email formal

Correos electrónicos o cartas comerciales
Solicitudes de empleo y trabajo
Cartas de reclamación
Cualquier correspondencia formal

2. Estructura de un email formal

Saludo: Dear…,

Introducción: se suele preguntar por la salud del destinatario y se menciona el motivo por el que se escribe. I hope this letter finds you well.

Explica tu razón para escribir: I am writing regarding the job advertised in The Guardian newspaper.

I am writing to make a complaint about ….

I am writing regarding the plans for the new town library…

Cuerpo: se desarrollan los diferentes temas en detalle. Cada tema debe aparecer en un párrafo distinto.

Si hay un documento adjunto al email: Please find my CV, attached.

Si es una carta y hay un documento incluido en el envío: Please find enclosed, the accounts for…/ I enclose the accounts for…

Conclusión: normalmente se cierra el email con una frase que resume lo que te gustaría que pasase en el futuro.

3. Frases útiles para introducir y concluir un email formal

INTRODUCCIÓN /SALUTATION

Dear Sir/Madam, si no conocemos el nombre de la persona a quien escribimos.
Dear Mr/Ms/Dr etc. + surname, cuando conocemos su apellido. En general, usamos el apellido en vez del nombre, es más formal.

CONCLUSIÓN / VALEDICTION / CLOSE / SIGN OFF

I look forward to your reply,

I look forward to hearing from you at your earliest convenience,

Yours faithfully – si no conocemos su nombre/apellido.

Yours sincerely – cuando conocemos el nombre en la introducción.

FRASES ÚTILES

Cuando escribes un email formal, evita el lenguaje coloquial y acuérdate de dejar clara tanto tu intención como lo que esperas de tu lector. Mira el siguiente email con sus secciones.

Puedes pedir cosas, pero acuérdate de usar lenguaje cortés y algo indirecto:

I would appreciate a meeting with you at your earliest convenience, I wonder if it would be possible to meet to discuss the issue. When would be a convenient time for you?

4. Consejos para escribir emails formales

Utiliza las formas completas de los verbos, no utilices contracciones.
Utiliza un lenguaje formal para saludar: Dear Sir / Madam, Dear Mr Smith / Ms Peterson…
Utiliza los modales para pedir algo: Could you reply…please? I wonder if you could…
Utiliza verbos formales en lugar de palabras más comunes y phrasal verbs, por ejemplo: postpone en vez de put off.
Utiliza conectores formales como however, therefore, consequently o in addition en lugar de alternativas más conversacionales como so, also o besides.